Pengertian Perkantoran Modern Serta Prinsipnya. Apabila kita mendengar perkataan perkantoran modern pastinya akan terbayang suatu bangunan kantor yang megah, bahkan gedung pencakar langit. Perkantoran modern juga sering digambarkan sebagai kantor yang segala kegiatannya serba dikomputerkan. Perubahan besar memang telah terjadi dalam lingkungan perkantoran. Geoffry Mills dkk. menegaskan dalam bukunya "Modern Office Management" bahwa teknologi gres terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang “komunikasi dan pengelolaan data". Berikut ialah penjelasan seputar pengertian Perkantoran Modern, Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern dan Efisiensi Perkantoram Modern.
Definisi Perkantoran Modern
Perkantoran modern ialah suatu kawasan yang memiliki struktur bangunan besar dan sesuai tuntutan jaman yang memiliki tata ruang yang baik, menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat, dan memiliki pegawai yang disiplin, profesional serta sikap dan memiliki rujukan pikir yang baik, efektif dan efisien.
Pelaksanaan Pekerjaan Perkantoran Modern
- Menerima informasi. Contoh bentuk berita yang diterima pada umumnya ialah surat, panggilan telepon, pesan, faktur, dan laporan banyak sekali aktivitas organisasi. Selain mendapatkan berita yang masuk ibarat itu, kantorpun memperoleh informasi.
- Merekam informasi. Tujuan membuat rekaman ialah biar berita dapat disiapkan segera apabila administrasi memintanya. Beberapa rekaman (record) diminta untuk disimpan menurut hukum, tetapi di samping itu, rekaman harus disimpan hanya untuk memenuhi kebutuhan administrasi dalam perencanaan dan pengendalian organisasi. Rekaman semacam itu mungkin menyampaikan hasil negosiasi, transaksi, kegiatan, dan sebagainya misalnya korespondensi, pesanan, faktur, laporan keuangan, manajemen, rekaman stok, dan hasil analisis lainya.
- Mengatur informasi. Informasi yang dikumpulkan oleh kantor jarang dalam bentuk yang sama ibarat pada waktu diberikan. Data dikumpulkan dari banyak sekali sumber yang berbeda, perhitungan harus dibuat. Kantor bertanggung jawab untuk memasok berita dalam bentuk yang paling baik dalam melayani manajemen, ialah suatu fungsi yang paling penting dan yang harus dijalankan oleh staf yang terlatih dengan baik. Contoh pengaturan berita ialah penyiapan banyak sekali macam laporan.
- Memberi informasi. Jika administrasi meminta, kantor membagikan berita dari rekamannya. Sebagian berita yang didistribusikan bersifat rutin, sebagian lagi bersifat khusus, dan berita dapat diberikan secara verbal atau secara tertulis, misalnya instruksi, laporan perkembangan, anggaran dan lain sebagainya.
- Melindungi Aset. Tugas kantor tidak akan terlaksana sepenuhnya jikalau terbatas hanya sekedar menerima, merekam, mengatur dan memberi berita saja. Masih ada suplemen tanggung jawab yaitu mengamati secara cermat dan melindungi hasil rekaman yang vital, mengamankan uang tunai yang harus disimpan di brankas atau di bank.
Efisiensi Perkantoram Modern
Ada 5 (lima) unsur sumber kerja sehubungan dengan efisiensi di dalam pelaksanaan perkantoran modern, yaitu:
- Pikiran, untuk mencapai cara yang termudah;
- Tenaga, untuk mencapai cara yang teringan;
- Waktu, untuk mencapai cara yang tercepat;
- Ruang, untuk mencapai cara yang terdekat;
- Benda, untuk mencapai cara yang termurah;